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DIV Ingenieur-Newsletter: Ihr persönlicher Themenmix vom 25.11.2009 Liebe Leserin, lieber Leser, geht es Ihnen wie mir, dass Sie ohne Microsoft Excel nur noch ein halber Mensch im Büro sind? Neben der üblichen Spezialsoftware und meinem Mail-Programm ist Excel die wichtigste Software bei uns im Büro. Zum einen ist es natürlich praktisch, dass sich das System als Standard durchgesetzt hat und somit alle das gleiche sehen, wenn sie eine Excel-Tabelle öffnen. Zum anderen ist es aber auch erschreckend, wie viel ungenutztes Potential an Produktivitäts-Steigerung in Excel steckt. Wie ich jetzt darauf komme? Ganz einfach: Letzten Freitag traf ich bei einem Termin im Verlag auf den Redakteur Martin Althaus, der von seinen Lesern auch als "Mr. Excel" bezeichnet wird, wie man mir erzählte. Beim Mittagessen kamen wir natürlich auch auf sein Steckenpferd Excel zu sprechen und ich klagte ihm mein Leid. Immer wenn ich mal schnell was in Excel machen muss, z. B. eine Auswertung, ein Diagramm oder eine anspruchsvollere Berechnung mit Verknüpfungen und Verweisen, dauert alles viel länger als mir lieb ist. Entweder, weil mir die passende Formel fehlt, ich eine Vorlage für ein Diagramm benötige oder Makros nicht so funktionieren, wie ich das gerne hätte. Da schaut er mich an, lacht und meint zu mir: "Sehen Sie Herr Huber, manchmal müsste ich Microsoft danken, dass sie Excel so kompliziert und unübersichtlich konzipiert haben. Denn sonst hätte ich nicht so viele Leser, die genau die gleichen wie Sie Probleme haben. Glauben Sie mir, täglich klagen mir Excel-Anwender das gleiche Leid wie Sie. Und wissen Sie was ich ihnen antworte?" Darauf war ich sehr gespannt, denn schließlich kosten mich diese Excel-Pannen eine Menge Zeit und ich kann mir vorstellen, dass es einigen von Ihnen ähnlich geht. "Sie dürfen Excel nicht so hinnehmen wie es Ihnen geliefert wird! Denn Microsoft liefert fast immer nur halbfertige Software. Um Excel wirklich effizient zu nutzen, benötigen Sie Excel-Erweiterungen, Excel-Vorlagen und dazu ein Sicherheits-Paket, das Sie vor Spionage schützt!" Mit dem neu gewonnenen Wissen wünsche Ich Ihnen viel Erfolg bei Ihrer nächsten Excel-Arbeit und viel Vergnügen mit dem heutigen Newsletter Ihr Klaus Huber Maschinenbau: Talfahrt im Auftragseingang gestoppt Checkliste: Vermeiden Sie diese 7 Fehler bei der Kritik von Mitarbeitern Instandhaltung gilt als Wachstumsbranche Lernen Sie (richtig) lesen Unternehmen erhalten leichter Kredite 6 Schnellhilfe-Tipps für den Umgang mit Einwänden eines Gesprächspartners ISO 9001: Wie Sie QM-Dokumente überall rechtzeitig zur Verfügung stellen Checkliste für die Lenkung von QM-Dokumenten: |
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  Der Maschinenbau hat im September offenbar die Talfahrt seiner Auftragseingänge stoppen können. Das teilte der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) mit. „Auch wenn im Vorjahresvergleich 1/3 weniger Aufträge verzeichnet werden mussten - im Kurvenverlauf bestätigte sich im In- und Ausland der Trend einer Stabilisierung auf zugegeben magerem Niveau. Einige Teilbranchen konnten im Vergleich zu den Vormonaten sogar einen kleinen Orderzuwachs verbuchen, weil sie früher und heftiger als andere von der Krise erfasst wurden oder nun vom Auslaufen der Lagereffekte profitieren. Von einer Erholung mag angesichts der Umsatzrückgänge und der niedrigen Auslastung der Produktionskapazitäten dennoch niemand in der Branche reden“, kommentierte VDMA Chefvolkswirt Dr. Ralph Wiechers das Ergebnis. Nach dem lag der Auftragseingang im deutschen Maschinen- und Anlagenbau im September 2009 um real 33 % unter dem Ergebnis des Vorjahres. Das Inlandsgeschäft sank um 33 %. Bei der Auslandsnachfrage gab es ebenfalls ein Minus von 33 % im Vergleich zum Vorjahresniveau. In dem von kurzfristigen Schwankungen weniger beeinflussten Dreimonatsvergleich Juli bis September 2009 ergibt sich insgesamt ein Minus von 40 % im Vorjahresvergleich, bei den Inlandsaufträgen ein Minus von 40 % und bei den Auslandsaufträgen ein Minus von 39 %. Kritik in Gegenwart Dritter: Dadurch stellen Sie den Kritisierten bloß. Kollegen, die Zeugen der Herabsetzung wurden, werden in den meisten Fällen zukünftig besorgt sein, dass ihnen ähnliches passieren wird. Darunter leidet das Betriebsklima. Kritik zwischen Tür und Angel: Wenn Sie einen Mitarbeiter frei nach dem Motto kritisieren „Wo ich Sie gerade sehe, fällt mir ein, dass….“, geben Sie ihm das Gefühl, nicht ernst genommen zu werden. Außerdem hat er keine Möglichkeit, den kritisierten Sachverhalt zu überprüfen, da er die Unterlagen nicht vorliegen hat. Kritik durch Verallgemeinerungen, Ironie oder Killerphrasen: Dadurch verunsichern Sie den Kritisierten. Er sieht seine Gesamtleistung in Frage gestellt und wird dadurch im hohen Maß demotiviert. Vergleiche mit einem Kollegen: Sie schüren so Neid und Missgunst. Es kann dazu kommen, dass dieser Mitarbeiter zukünftig ausgegrenzt wird. Im schlimmsten Fall begünstigen Sie so Mobbing. Kritik in Abwesenheit der betreffenden Person: Sie nehmen dem Mitarbeiter die Möglichkeit, zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen und diese aus der Welt zu schaffen. Kritik an einen Dritten delegieren: Sie vermitteln dem Kritisierten so das Gefühl, unwichtig zu sein. Außerdem besteht die Gefahr, dass der zu kritisierende Sachverhalt falsch übermittelt wird. Persönlich verletzende Kritik: Sie führt in der Folge fast immer zu einem nachhaltig gestörten Arbeitsverhältnis. Das gilt insbesondere, wenn sich Ihr Kollege oder Mitarbeiter die Wortwahl nicht gefallen lässt und im gleichen Tonfall antwortet. |
 Zwei der wichtigsten Schlussfolgerungen, die sich auf der diesjährigen Maintain heraus kristallisierten sind:
Im Rahmen der Maintain veröffentlichte die Lünendonk GmbH ihre Lünendonk-Liste 2009 „Führende Unternehmen für industrielle Instandhaltung in Deutschland“. Dabei wurden Anbieter von Industrieservices befragt. Danach ergibt sich ein Wachstum zwischen 2008 und 2009 von 9,3 %. Für das laufende Geschäftsjahr rechnen die Teilnehmerfirmen mit einem ähnlich hohen Wachstum von 9,5%. Als Kriterium für die Teilnahme an der Marktbefragung mussten die Unternehmen folgende Kriterien erfüllen:
Die meisten Informationen, die auf Sie einströmen tun dies in schriftlicher Form. Sie können also sehr viel Zeit sparen, wenn Sie effektiv und schnell lesen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, Ihr Tempo zu erhöhen ohne das die Aufmerksamkeit darunter leidet. Testen Sie sich zuerst einmal: Der Text „Instandhaltung gilt als Wachstumsbranche“ umfasst ca. 250 Wörter. Brauchen Sie dafür 1 Minute, liegen Sie im Schnitt. Mit gutem Training schaffen Sie ihn aber in 15 Sekunden. Checkliste:
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 Die Kredithürde für die gewerbliche Wirtschaft Deutschlands ist im Oktober etwas gesunken. Das meldet das Ifo-Institut in München. Von den befragten Unternehmen stuften 41,7 % die Kreditvergabe der Banken als zurückhaltend ein. Im September waren es noch 43,7 %. Aus diesem Rückgang kann jedoch noch keine Entspannung der Finanzierungssituation abgeleitet werden. Im verarbeitenden Gewerbe hat die Kredithürde über alle Unternehmensgrößenklassen hinweg abgenommen. Besonders deutlich ist der Rückgang bei den kleinen Unternehmen. Nach 43,2 % im Vormonat berichten aktuell nur noch 38,3 % der kleinen Firmen über schwierige Kreditverhandlungen. Bei den mittelgroßen Unternehmen hat die Kredithürde von 41,7 % auf nun 40,8 % abgenommen. Von den großen Unternehmen beklagt seit nunmehr 9 Monaten über die Hälfte der Befragungsteilnehmer eine zurückhaltende Kreditvergabe der Banken. Im Handel hat sich die Finanzierungssituation um 2,3 Prozentpunkte verbessert. 37,6 % der Befragungsteilnehmer bewerten die Kreditvergabe der Banken als zurückhaltend. Im Bauhauptgewerbe ist die Kredithürde dagegen gestiegen. Sie liegt hier nun auf 47,1 % nach 46,5 % im Vormonat.
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 Die Norm fordert, dass der Umgang mit qualitätsrelevanten Dokumenten klar festgelegt wird. Installieren Sie dazu ein System, so dass die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und die alten Dokumente eingezogen werden. Im QM arbeiten Sie einerseits mit Dokumenten, die vorgeben, wie eine Arbeit ausgeführt werden soll. Zu diesen Vorgabedokumenten (in der Norm nur Dokumente genannt) gehören:
Andererseits entstehen Dokumente, die aufzeichnen, was getan wurde. Zu diesen Nachweisdokumenten (in der Norm als Aufzeichnungen bezeichnet) gehören:
Trennen Sie Erstellung und Freigabe Eine Arbeitsbeschreibung kann am besten derjenige erstellen, der über die entsprechenden Fachkenntnisse und Erfahrungen in dieser Arbeit verfügt. Lassen Sie daher an jedem Arbeitsplatz den Mitarbeiter vor Ort die Arbeitsanweisung formulieren. Lassen Sie diesen Entwurf vom Vorgesetzten prüfen, ob die Arbeitsschritte vollständig und richtig beschrieben wurden. Als Qualitätsbeauftragter prüfen Sie, ob die Arbeitsanweisung nach den Vorgaben der Norm ist. Dazu gehören die Angabe des Revisionsstandes, eine Bezeichnung der Arbeitsbeschreibung, ein Datum und Angaben über den Autor, den Prüfer und die Freigabe des Dokuments. Prüfung und Freigabe können auch vom Abteilungsleiter oder von Ihnen durchgeführt werden. Wichtig ist, dass nicht eine Person allein die Dokumente erstellt, prüft und freigibt.
Am richtigen Ort durch den Verteiler Der verantwortliche Prüfer der Dokumente legt fest, wer im Unternehmen dieses Dokument für seine Arbeit benötigt. Wenn Sie die Dokumente elektronisch zur Verfügung stellen, verschicken Sie an den Verteiler eine Benachrichtigung, und lassen Sie sich elektronisch bestätigen, dass das Dokument eingesehen wurde. So aktualisieren Sie Ihre Dokumente Derjenige, der die Dokumente freigibt, hat die Aufgabe, sie auf dem neuesten Stand zu halten. Er muss verhindern, dass ungültige Dokumente versehentlich weiterbenutzt werden. Am besten legen Sie die Dokumente in der aktuellsten Version an einem zentralen (elektronischen) Platz ab, idealerweise in einem Konfigurations-Managementsystem. Dort muss sich jeder Mitarbeiter die aktuelle Version holen. Ein Ausdruck ist in den meisten Fällen nicht erforderlich. Wenn doch jemand eine Papierversion benötigt, versehen Sie diese mit dem Vermerk „Ausdruck unterliegt nicht der Konfigurationskontrolle“, und weisen Sie auf den Platz hin, wo die jeweils aktuellen Versionen zum Vergleich stehen. Nachweisdokumente richtig archivieren Mit Hilfe von lückenlosen Aufzeichnungen können Sie im Haftungsfall nachweisen, dass Sie nach dem gültigen aktuellen Stand der Technik gearbeitet haben. Legen Sie in einem dokumentierten Verfahren folgende Punkte fest:
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