Dokumente wie Reparaturanleitungen, Wartungsdokumente oder allgemein: Texte, Bilder, Pläne, Grafiken werden heute vorwiegend in digitalen Formaten gespeichert. Dabei durchlaufen die Daten mehrere Konvertierungsstufen. Um das Dokument später wieder nutzen zu können, ist der Ablauf in umgekehrter Reihenfolge erforderlich. Eine 3,5-Zoll-Diskette kann nur von einem 3,5-Zoll-Laufwerk gelesen werden. Zum Bearbeiten einer Word-Datei benötigen Sie das Programm Word (oder einen Konverter) und das Programm wiederum ein bestimmtes Betriebssystem. Schon heute gehen Wissenschaftler davon aus, dass durch das Fehlen der notwendigen Systeme in Zukunft sehr viel Wissen verloren gehen wird. Besonders für Daten, die lange Zeit aufbewahrt werden müssen, stellt sich hier das Problem, der ständigen Konvertierung. Die US-amerikanische Hurwitz Group schätzt die Kosten für die Verwaltung von 1 Tbyte Daten auf 1,7 Mill. $ jährlich.

Die Microfilm-Data-Safe GbR hat ein Laserverfahren entwickelt, mit dem es möglich ist, Dokumente auf ein 3 µm großes Raster zu belichten und das mit einer Geschwindigkeit von 16.000 DIN-A4-Seiten pro Stunde. Dabei schienen Jahre der Entwicklung schon vergeblich investiert, denn wer wollte in der heutigen Zeit noch etwas von Mikrofilmen hören. Doch dann häuften sich die Meldungen über Datenverluste, fehlerhafte Konvertierungen, Viren und die hohen Kosten der Dateninstandhaltung. Die Dokumente, die auf Mikrofilm gesichert werden, bleiben über 500 Jahre direkt lesbar, egal welches Datenformat oder welches Betriebssystem in Zukunft benutzt wird.

Als Leiter der Instandhaltung haben Sie täglich sehr unterschiedliche Aufgaben zu lösen und einige davon machen Ihnen und Ihren Mitarbeitern das Leben schwer. Dabei gibt es tatsächlich begründete Umstände, die eine Tätigkeit unbeliebt machen (Kälte, Lärm, Schmutz etc.) und subjektive Abneigungen und Vorlieben. Aber in beiden Fällen gibt es für Sie Methoden, um das negative Bild bestimmter Arbeiten zu reduzieren. Fangen Sie damit bei sich selbst an und übertragen Sie die Hilfen dann auch auf Ihre Mitarbeiter.

50 % Prozent der Deutschen sind der Meinung, dass sich Arbeitgeber gegenüber Ihren Beschäftigten unfair verhalten. Kritisch betrachten viele auch das Verhalten von Unternehmen gegenüber Kunden und Verbrauchern: 57 % halten es für „eher unfair“ oder „sehr unfair“, nur 38 % für fair.

Zu diesem Ergebnis kommt das Fairness-Barometer, das die Fairness-Stiftung Ende 2007 erstellt hat. Dabei sollten die Befragten die Fairness verschiedener gesellschaftlicher Gruppen im Rückblick auf das Jahr 2007 beurteilen.

Während Arbeitsgeber und Unternehmen eher ein „mangelhaft“ bekamen, erhielt die Bundesregierung die Note 3 bis 4: 44 % halten deren Handeln für eher oder sehr unfair, 48 % hingegen für eher oder sehr fair.

Bei den Persönlichkeiten aus dem Jahre 2007, die als besonders fair angesehen werden, landete Bundeskanzlerin Angela Merkel auf Platz 1, in einigem Abstand gefolgt von Bundespräsident Horst Köhler und dem ehemaligen Bundesarbeits- und Sozialminister Franz Müntefering (Platz 3).

Mehr Ergebnisse zu der Befragung finden Sie unter www.fairness-barometer.de.

Urlaub ist die schönste Zeit des Jahres. Das sollte sie zumindest sein. Doch allzu häufig kommt es unter den Mitarbeitern zu Unstimmigkeiten, wer wann in den Urlaub gehen kann. Jeder erhebt Anrecht auf einen bestimmten Zeitpunkt. Und das kann zu Schwierigkeiten führen. Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, gelingt Ihre Urlaubsplanung und die Ihrer Mitarbeiter ohne Probleme:

Ein papierarmes Büro spart Platz, lange Sortier- und Suchzeiten und kann viel flexibler umgeordnet werden. Wollen Sie jetzt wirklich handeln, dann packen Sie es gleich richtig an und überprüfen Sie Ihr Ablagesystem, auch wenn es sich für Sie über Jahre hinweg bewährt hat.

1. Befragen Sie dazu die Mitarbeiter in Ihrer Vertriebsabteilung
Eventuell haben sie andere Ablagebedürfnisse als Sie in der Vertriebsleitung. Wie weit kann eine papierarme Ablage gehen, wie sind die bisherigen Erfahrungen?

2. Beachten Sie rechtliche Details
Ist der Datenschutz Ihres Mitarbeiters gewährleistet, wenn seine Dokumente beispielsweise vor allen anderen Mitarbeitern prompt offen gelegt werden. Dürfen Sie ausnahmslos alle Dokumente in elektronischer Form vorhalten? Schalten Sie hier frühzeitig die Rechtsabteilung
ein.

3. Hinterfragen Sie die Betriebsorganisation
Sind Sie schon dabei, Ihre Ablage voll auf elektronisches Archiv umzustellen? Dann prüfen Sie auch gleich, ob die Ablageordnung sich immer noch bewährt. Ist es wirklich sinnvoll die Ordner nach Jahren, nach Kampagnen, Mitarbeitern oder nach Namen der Kunden zu sortieren? Vielleicht sind Ordner abgestimmt auf unternehmenstypische Prozesse sinnvoller.

4. Arbeiten Sie mit Zentralisierung und mit Verknüpfungen
Sicherlich sind Ihre PCs schon an ein Netzwerk angeschlossen, andernfalls sollten Sie eine zentrale Ablagestelle schaffen für Dokumente, auf die jeder Zugriff haben sollte. Ein zentraler Zugriff verhindert, dass Sie Ihren krank gemeldeten Mitarbeiter anrufen müssen, nur, weil Sie „seine Daten“ nicht öffnen können. Legen Sie jedes Dokument nur einmal ab. Soll jeder aus anderen Beweggründen darauf zugreifen können, dann verknüpfen Sie.

Beispiel: Ihre Buchführung sucht das Angebot 20156/2008, sie legen es aber unter dem Namen des Kunden ab. Sorgen Sie von Anfang an dafür, dass jeder die Dokumente mit seiner speziellen Suchanfrage finden kann. Ziehen Sie dazu ruhig einen Informatiker zu Rate.

5. Arbeiten Sie mit Vorlagen 
Schaffen Sie einen elektronischen Ordner mit Vorlagen. Nutzen Sie echte Dokumeten-Vorlagen (wie sie beilspielsweise in Word oder Excell erstellt werden können), keine alten abgespeicherten Briefe, in denen das Datum beispielsweise per Hand angepasst werden muss, sonst bekommt Ihr Kunde versehentlich ein Angebot aus dem Jahr 2003 von Ihnen zugesandt. Schlimmer ist wahrscheinlich ein Name mit falscher Adresszuordnung.

6. Dateinamen von Dokumenten
Ein Datum in Dateien wirkt Wunder, wenn Sie es umschreiben. Haben Sie beispielsweise Ihr Dokument „Anleitung 1548“ am 5. Januar 2008 neu bearbeitet würde die Datei bestenfalls heißen: Anleitung1548_20080105.pdf. Mit dieser Art der Datumsangabe finden Sie die aktuellste Datei immer in der historischen Liste ganz unten.  Jedes neuere Datum wird somit automatisch zur größeren Zahl und platziert sich am Ende. 

7. Klären Sie zuletzt noch die Zugriffsrechte
Wägen Sie die Daten, die sie speichern zwischen nützlich und sensibel gut ab und stellen Sie die Daten auch so Ihren Mitarbeitern zur Verfügung. Vielleicht möchte Ihr Entwicklungsingenieur auch mal über ein Angebot schauen, weil er sich erinnern kann, dass er drei Jahre zuvor schon mal eine ähnliche Lösung finden sollte. Warum soll er dann nicht die Möglichkeit haben, auf diese Daten zugreifen zu können?

Waren und Dienstleistungen der Informationswirtschaft- und Telekommunikationsbranche (ITK) können einen wesentlichen Beitrag leisten, um Klimaschutz und Wirtschaftswachstum zu vereinbaren. Das ist das Ergebnis der „Jahreskonferenz Klimaschutz und Ressourceneffizienz – Herausforderungen und Marktchancen für die Informationswirtschaft und Telekommunikation“, die das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit (BMU), dem Umweltbundesamt (UBA) und dem Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) heute veranstaltet.

Sensibilisierung für Energieeffizienz ist in den letzten Jahren eines der Themen gemeinsamer Arbeit gewesen. Dies zeigt sich auch im Projekt „Green IT“, der auf der diesjährigen CeBIT einen thematischen Schwerpunkt setzt. Die gemeinsame Arbeit von BMU, UBA und BITKOM habe einen wesentlichen Anteil daran

Klimapolitisch bedeutsam ist dabei der immense und wachsende Stromverbrauch der ITK Branche.

2004 entsprach der ITK-bezogene Stromverbrauch einschließlich der Unterhaltungselektronik in Deutschland über 28 Millionen Tonnen CO2-Ausstoß. In Deutschland liegt der auf die ITK und Unterhaltungselektronik entfallende Strombedarf derzeit bei ungefähr acht Prozent des gesamten Stromverbrauchs weltweit. Rund 2% der gesamten Co2-Emissionen werden der ITK-Branche insgesamt zugeschrieben. Sie leistet aber etwa sechs Prozent der weltweiten Wertschöpfung. „Die Energieeffizienz der Branche ist um den Faktor drei besser als der allgemeine Schnitt durch alle Sektoren“, so Martin Jetter, Mitglied des BITKOM-Präsidiums. Würde nur jede vierte Geschäftsreise in Europa durch Videokonferenzen ersetzt, so sparte dies nach Angaben des WWF rund 28 Millionen Tonnen CO2-Emissionen. Zwar steigt so der Anteil der ITK-Produkte an den CO2-Emissionen, die Netto-Bilanz die globalen CO2-Emissionen ist jedoch eindeutig positiv.

BITKOM und Bundesministerium für Umwelt (BMU) entwickeln gemeinsam einen Leitfaden zu effizienten Rechenzentren und ergänzen diesen mit einer „Best-Practice“-Broschüre. Zudem entwickeln sie unter dem Stichwort „Grüner Surfen“ Maßnahmen für Verbraucher mit hohem Umweltentlastungspotenzial.

Die Dokumentation des BMU-Fachdialogs “Zukunftsmarkt ‘grüne’ Rechenzentren” finden Sie auf
www.borderstep.de/details.php?menue=22&subid=23&projektid=110&le=de

Die Dokumentation des BMU-UBA-Fachdialogs „Grüner Surfen – Perspektiven für eine energieeffiziente Nutzung des Internets“ steht unter
www.dialogprozess-konsum.de/index.php?option=content&task=view&id=37